Jimenez Julien, de maker van Graftermijn

Wie ik ben

Ik ben Jimenez Julien en ik bouw Nederlandstalige administratiesoftware voor kleine organisaties. Geen grote pakketten met honderd schermen, maar programma's die precies een taak overnemen die anders in een schrift, een kaartenbak of een spreadsheet blijft hangen. Graftermijn is daar een van: een register voor grafrechten, termijnen en rechthebbenden, gemaakt voor beheerders die dit werk erbij doen.

Ik werk vanuit MLJ, de uitgever die achter deze site staat. Ik schrijf de teksten zelf, ik ontwerp de schermen zelf en ik beantwoord de e-mail zelf. Dat betekent dat je bij een vraag over een termijn, een import of een brief niet bij een afdeling terechtkomt, maar bij de persoon die het gebouwd heeft. In de bedrijfsgegevens in het colofon staat wie de uitgever formeel is.

Waarom uitgerekend grafadministratie

Begraafplaatsen zijn de stilste administratie van Nederland en tegelijk de administratie met de langste horizon. Een grafrecht loopt tientallen jaren door. In die tijd wisselt de beheerder, verhuist de familie, wordt de vereniging een stichting en verandert het tarief meerdere keren. Er is geen enkele andere kleine administratie waarin een fout zo lang onopgemerkt kan blijven en zo pijnlijk aankomt op het moment dat hij opvalt.

Ik kwam er via het groen terecht. Ik maakte al software voor buitenwerk, en in gesprekken met beheerders van gemeentelijke plantsoenen en kerkelijke terreinen kwam telkens hetzelfde onderwerp terug: het register. De ene beheerder had drie jaar aan verlengingen ingehaald, de andere durfde niet te ruimen omdat het dossier onvolledig was, de derde had een kaartenbak van een voorganger geerfd waarin de handschriften elkaar tegenspraken. Het bleek geen randgeval te zijn, maar de normale situatie bij kleine begraafplaatsen.

Wat me raakte was de menselijke kant. Achter een verlopen termijn zit geen boekhoudkundig probleem maar een familie die opeens een brief krijgt over een graf waar zij nooit iets over hoorde. Wie een register bijhoudt, beheert dus niet alleen data maar ook het vertrouwen van nabestaanden. Die gedachte bepaalt de toon van alles wat op deze site staat, van de knoppen tot de artikelen.

Hoe ik werk

Eerst meekijken, dan pas bouwen

Voor elk scherm in Graftermijn heb ik eerst gevraagd hoe het nu gaat. Welke kolommen staan er in de spreadsheet, wat staat er op de kaart, welke afkorting gebruikt de beheerder voor een urnennis en wat betekent een potloodstreep in de marge. Die woorden zijn overgenomen in het programma. Software die andere termen gebruikt dan de mensen die ermee werken, levert extra vertaalwerk op in plaats van tijdwinst.

Nederlands, van het scherm tot de brief

Alles is Nederlandstalig: de labels, de meldingen, de exportkolommen en de sjablonen voor de verlengingsbrief. Dat is geen kleinigheid voor een bestuur dat met vrijwilligers werkt. Wie halverwege het jaar instroomt, moet een scherm kunnen begrijpen zonder cursus. De brieftekst is een sjabloon dat je zelf aanpast, omdat de toon van een dorpsbegraafplaats nu eenmaal anders is dan die van een gemeentelijk uitvaartcentrum.

Zorgvuldig met persoonsgegevens

Een grafregister bevat namen, adressen en familierelaties van rechthebbenden. Die gegevens staan op servers binnen de Europese Unie en de Algemene verordening gegevensbescherming is leidend, aangevuld door de Uitvoeringswet AVG. Klanten krijgen een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft. Wat er precies met jouw gegevens gebeurt als je het contactformulier invult, staat in de privacyverklaring van deze site.

Wat ik bewust niet doe

Graftermijn is geen kaartsysteem met een luchtfoto van elk vak, geen boekhoudpakket en geen website voor nabestaanden. Het houdt het register bij en bewaakt de termijnen. Voor alles daarbuiten werk je met de programma's die je al gebruikt, en daarom kun je het volledige register op elk moment als bestand exporteren. Ik vertel liever vooraf waar de grens ligt dan achteraf waarom iets niet kan.

Waarover ik schrijf

De kennisbank op deze site is geen reclame in artikelvorm. Elk stuk gaat over een vraag die beheerders werkelijk stellen: welke gegevens horen er in het register, waardoor verloopt een termijn ongemerkt, wat kost het beheer per jaar, en wat zeg je tegen een familie die de brief over de verlenging niet had verwacht. Ik schrijf ze zelf, ik werk ze bij wanneer een regel of een praktijk verandert, en ik zet er geen cijfers in die ik niet kan onderbouwen.

Heb je een onderwerp dat ontbreekt, of klopt er iets niet met de praktijk op jouw begraafplaats? Stuur het me. Correcties uit het veld zijn de reden dat deze artikelen bruikbaar blijven. Je bereikt me via jimenezjulien42@gmail.com of via het contactformulier op de homepage, waar je ook de termijnbewaking van Graftermijn kunt aanvragen om te bekijken.