Privacyverklaring van Graftermijn

Wie verwerkt jouw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke voor deze website is MLJ, uitgever van Graftermijn. De volledige bedrijfsgegevens staan in het colofon. Voor alles wat met privacy te maken heeft, kun je terecht bij jimenezjulien42@gmail.com. Je krijgt binnen twee werkdagen antwoord van een mens, niet van een systeem.

Deze verklaring volgt de Algemene verordening gegevensbescherming, die sinds 25 mei 2018 van toepassing is en in Nederland wordt aangevuld door de Uitvoeringswet AVG.

Welke gegevens je via het formulier achterlaat

Deze site is een vitrine. Er is geen inlog, geen klantenportaal en geen bestelproces. De enige plek waar je zelf gegevens achterlaat, is het contactformulier op de homepage. Daarbij verwerken we:

• je naam, zodat we je kunnen aanspreken;
• je e-mailadres, om te kunnen antwoorden;
• de naam van je gemeente, kerkbestuur, stichting of onderneming, als je die invult;
• het onderwerp dat je kiest, bijvoorbeeld een demonstratie of een van de pakketten;
• de tekst van je bericht, waarin je je situatie beschrijft.

Daarnaast verwerkt onze hostingpartij bij elk bezoek technische gegevens, zoals het IP-adres, het tijdstip van het verzoek en gegevens over de browser. Dat gebeurt om de site bereikbaar en veilig te houden en om geautomatiseerde formulierinzendingen tegen te gaan. Er is geen bezoekersstatistiek en geen profilering.

Wat je beter niet in het formulier zet

Vertel gerust hoe je register eruitziet, hoeveel vakken je beheert en waar het misgaat. Zet er echter geen gegevens van rechthebbenden of overledenen in: geen namen uit het grafregister, geen adressen van nabestaanden, geen grafnummers met persoonsgegevens erbij. Voor een demonstratie hebben we die gegevens niet nodig. Wil je toch met echte gegevens werken, dan spreken we eerst af hoe dat veilig gebeurt.

Waarom en op welke grondslag

We gebruiken je gegevens om je aanvraag te beantwoorden, een demonstratie in te plannen of een offerte te maken. De grondslag daarvoor is de uitvoering van maatregelen die op jouw verzoek voorafgaan aan een overeenkomst. Voor de beveiliging van de site en het weren van misbruik beroepen we ons op een gerechtvaardigd belang: een site die onbereikbaar of vervuild is, helpt niemand.

Je gegevens worden niet verkocht, niet verhuurd en niet gebruikt voor advertenties. Er gaat geen nieuwsbrief uit tenzij je daar zelf uitdrukkelijk om vraagt.

Het grafregister zelf

Word je klant, dan bewaar je in Graftermijn gegevens van rechthebbenden en contactpersonen. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is MLJ de verwerker. We sluiten dan een verwerkersovereenkomst zoals artikel 28 AVG die voorschrijft, waarin staat wat we met de gegevens mogen doen, hoe ze beveiligd zijn en wat er bij beeindiging gebeurt.

Twee punten verdienen bij een begraafplaats extra aandacht. Ten eerste kan het register van een kerkelijke of levensbeschouwelijke begraafplaats gegevens bevatten waaruit een godsdienst of levensovertuiging blijkt; dat zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG en die verdienen strengere waarborgen. Ten tweede houdt een organisatie een verwerkingsregister bij op grond van artikel 30 AVG. De uitzondering voor kleine organisaties vervalt zodra een verwerking niet incidenteel is, en een grafadministratie is per definitie structureel. Meer daarover staat in het artikel over de regels en bewaartermijnen voor een begraafplaatsadministratie.

Gegevens uit het register van een klant worden nooit gebruikt voor onze eigen doelen, niet voor onderzoek en niet om functies te verbeteren, tenzij je daar zelf om vraagt en dat schriftelijk is vastgelegd.

Hoe lang we bewaren

Leidt je aanvraag niet tot een samenwerking, dan bewaren we de correspondentie tot het einde van het kalenderjaar dat volgt op het jaar van je bericht, zodat we een eerder gesprek nog kunnen terugvinden. Daarna wordt het verwijderd. Word je klant, dan geldt voor de facturen en de onderliggende administratie de fiscale bewaarplicht van zeven jaar. Gegevens in jouw eigen grafregister bepaal je zelf: je kunt ze aanpassen, exporteren en verwijderen zolang het abonnement loopt, en bij beeindiging krijg je een volledige export.

Wie de gegevens nog meer ziet

De site en het formulier draaien bij Netlify, dat daarmee optreedt als verwerker. Je bericht komt binnen op het e-mailadres van MLJ. Verder schakelen we geen partijen in voor marketing of analyse. De gegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Voor zover een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte zou verwerken, gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG daarvoor voorschrijft.

Beveiliging en datalekken

De verbinding met deze site is versleuteld. Toegang tot de mailbox en de systemen is beperkt tot de personen die het nodig hebben en beveiligd met sterke authenticatie. Ontstaat er ondanks alles een datalek, dan melden we dat binnen tweeenzeventig uur na ontdekking bij de Autoriteit Persoonsgegevens, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het lek een risico oplevert. Alle datalekken worden intern geregistreerd. Raakt een lek jouw gegevens en levert dat een hoog risico op, dan lichten we je rechtstreeks in.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, rectificatie, wissing en beperking van de verwerking, op dataportabiliteit en op bezwaar tegen de verwerking. Stuur je verzoek naar jimenezjulien42@gmail.com. We beantwoorden het binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld of lopen er meerdere verzoeken, dan mag die termijn met ten hoogste twee maanden worden verlengd; je hoort dat dan tijdig van ons. We kunnen om aanvullende gegevens vragen als we moeten vaststellen dat jij het bent.

Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; in de meeste gevallen is dat het snelst opgelost. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op de bescherming van persoonsgegevens.

Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de dienst of de manier waarop we gegevens verwerken, dan passen we deze verklaring aan en werken we de datum bovenaan bij. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we klanten rechtstreeks. Wil je weten hoe de site met cookies omgaat, lees dan het cookiebeleid. De afspraken over de dienst zelf staan in de algemene voorwaarden, en hoe de termijnbewaking van Graftermijn werkt lees je op de homepage.